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會議座位安排將Excel表格中的單元格與會場座位一一對應，用戶可以根據會場的實際情況在Excel中設定會場總行（或排）數，以會場中縱向過道為準設定各區(qū)域每行座位數，然后將參會人員姓名或單位名稱從外部表格導入座位安排表中。會議座位安排除可將外部表格編排了順序號名單一次導入到座位安排表中外，還可任意選定外部表格的名單，導入到座位安排表中任意指定位置。在外部表格選定名單時，不必考慮空白單元格和已經編排了順序號的單元格，會議座位安排在組織導出名單時，會跳過這些單元格，只將未編排順序號的名單導出。如果以指定首個單元格方式填充名單時，則名單僅在首個單元格所在區(qū)域內填充，被填充到首個單元格及其以下的單元格區(qū)域內，不會跨區(qū)域填充。會議座位安排還會自動在單次導入的名單周圍畫出雙線作為邊界，內部單元格畫虛線，適合于用來區(qū)分參會人員的組別。
會議座位安排最新版利用座位安排表的第一行進行會場區(qū)域設置，展現。新版功能不再由EXCEL COM加載項的按鈕提供，改由Windows任務欄托盤程序的菜單提供。軟件在winXP,office 2003下測試通過，不需要依賴其它的運行環(huán)境。
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